Control de gastos de obra, del Excel al celular

Cómo llevar el control de gastos de una obra

Controlar los gastos no es anotarlos: es poder decir, cualquier día, cuánto se gastó en cada rubro contra lo que se presupuestó y cuánto falta. Para eso, la herramienta importa menos que el método:

1. Presupuesto por rubro antes del primer gasto. Sin un monto previsto por rubro (demolición, estructura, albañilería, instalaciones, terminaciones) no hay contra qué comparar. Si todavía no lo tenés armado, usá la plantilla de presupuesto de obra en Excel.
2. Una fila por gasto, siempre con los mismos datos. Fecha, rubro, proveedor, número de factura u operación, moneda, monto y quién pagó. Si un dato falta en una fila, esa fila ya no suma bien.
3. Cargar el día que se paga, con el comprobante. El gasto que se anota a fin de mes se anota mal o no se anota. La foto de la factura, el remito o la transferencia es el respaldo.
4. Moneda real y cotización del día. Si pagaste en dólares, se carga en dólares con el tipo de cambio de ese día. Convertir todo al final con la cotización de hoy deforma el total.
5. Separar quién pone la plata. Los aportes del cliente, lo que paga cada uno y los acopios ya fondeados son movimientos distintos: mezclarlos rompe la cuenta corriente.
6. Revisar real contra presupuesto cada semana. Rubro por rubro. Un desvío que se ve en la semana se corrige; uno que se ve en el cierre se explica.

El método completo, con el informe al cliente, está en la guía cómo controlar los gastos de una obra.

Control de gastos de obra en Excel: qué columnas usar

Si vas a llevar el control en una planilla, armala así desde el día uno. Una hoja de gastos con una fila por movimiento y estas columnas:

En una segunda hoja, el resumen: una fila por rubro con el presupuestado, lo gastado (un SUMAR.SI sobre la columna de monto en pesos filtrando por rubro), la diferencia y el porcentaje usado. Esa hoja es la que te avisa qué rubro se está yendo.

Dónde se rompe la planilla

• Los comprobantes viven en otro lado. En el celular del que pagó, en un chat o en el mail. La columna de link queda vacía y, cuando hay un reclamo, no aparece el papel.
• Se carga tarde. La planilla está en la computadora y el gasto pasa en la obra. Se junta todo para el viernes o para fin de mes, y algo se pierde.
• Hay más de una versión. Una en tu compu, otra que le mandaste al cliente, otra del socio. Ninguna tiene todo.
• El rubro escrito distinto. "Albañileria" sin tilde o con un espacio de más y el SUMAR.SI deja ese gasto afuera sin avisar.
• El dólar a mano. Buscar y pegar la cotización de cada día es justo el paso que se saltea, y el total en pesos queda mal.
• Varias obras, varios archivos. No hay una vista de todas juntas y comparar obras es copiar y pegar.
• El cliente quiere ver. Mandarle el archivo es mostrarle todo, márgenes incluidos, o rearmar otro solo para él.

Si te pasan dos o tres de estas, la planilla ya quedó chica: el control existe en el papel pero no te avisa a tiempo.

Cómo lo hace ArchiCloud

ArchiCloud es una app de control de gastos de obra que mantiene la lógica de la planilla (una fila por gasto, un resumen por rubro) y saca los pasos manuales que la rompen.

• Cada gasto, en su obra y su rubro. Se carga con fecha, descripción, categoría, rubro del presupuesto, proveedor, número de factura, quién pagó, notas y la foto de la factura o el remito. Las categorías son editables: si falta una, la creás desde el mismo formulario.
• El comprobante completa el gasto. Subís la foto o el PDF de la factura, el recibo o la transferencia y ArchiCloud propone el monto, la fecha, el proveedor, el número de operación y la moneda. Los revisás y guardás.
• Pesos y dólares con la cotización del día. Cada gasto queda en la moneda en que se pagó y con la cotización del dólar blue de la fecha del gasto guardada. Los totales en pesos usan el tipo de cambio de cada día, no el de hoy.
• Presupuesto contra real, por rubro. Cada rubro muestra cuánto se presupuestó, cuánto se gastó y qué porcentaje lleva usado; la obra, el total y lo que queda. Lo que en Excel era la hoja resumen se arma solo con cada gasto.
• Cuenta corriente y acopios. Los aportes del cliente y los gastos arman la cuenta corriente de la obra. Si un gasto sale de un acopio ya pagado, descuenta del saldo del acopio y no vuelve a impactar en la cuenta corriente.
• Proveedores y cotizaciones. Tenés tus proveedores con sus datos de contacto, y podés subir las cotizaciones que te mandan en Excel o PDF para comparar precios entre ellos.
• Reportes y salida a Excel. Gastos por categoría y por mes, filtrados por fechas, y export en CSV que se abre directo en Excel, con fecha, descripción, categoría, monto, factura, proveedor y quién pagó.
• Cada uno carga lo suyo. El arquitecto o el gestor de la obra carga y edita los gastos y decide cuáles van contra la cuenta corriente. El cliente puede cargar lo que pagó él, sin tocar la cuenta corriente, y solo edita lo que cargó.

Además del control de gastos, ArchiCloud lleva el avance por etapa con fotos y el cronograma: lo tenés en seguimiento de obra. Si manejás varias obras en paralelo con equipo, mirá software para constructoras.